سامانه مدیریت اطلاعات - M.I.S )5)

سیستم روابط سازمانی ( روابط اجتماعی )

سیستم روابط از دو نظر مورد توجه عموم به خصوص یک مدیر سازمان به منظور اداره ی هرچه بیشتر زیر مجموعه خود است : ساختاری - کارکردی

ساختاری

از دیدگاه ساختاری چهار رکن مورد توجه قرار می گیرند :

1 - مرزی که سیستم را از محیط اطراف آن جدا می سازد .

2 - عناصرسیستم که پس از مشخص شدن ، طبقه بندی می شوند . عناصر روابط اجتماعی اعضاء یک جامعه اند . عناصر روابط سازمانی را کارمندان هر سازمان تشکیل می دهند که از این نظر ( کارمند بودن ) همگن نیز محسوب می شوند .

3 - شبکه ای تکنو لوژیکی که ارتبا طات را یه اشکال مختلف ( نامه - تلفن - رایانه - و.... ) به جریان می اندازد .

4 - مخازنی که در آن ها اطلاعات انبار می شود ( بایگانی - حافظه کامپیوتر - و.... )

کارکردی

از دیدگاه کارکردی نیز چهار رکن مورد توجه اند :

1 - جربان اطلاعات ؛ که معمولا" از مخازن اطلاعاتی عبور می کنند .

2 - مراکز تصمیمگیری که وظبفه دارند اطلاعات را گرفته آن ها را به کنش های متعدد تبدیل کنند ( مورد اقدام اداری قرار دهند ) .

3 - هر اطلاعاتی در چرخه ای از بازخورد به جریان می افتد .

هر اصلاح ( به وسیله برنامه ریزی ) در مهلتِ زمانی انجام کار ، سیستم را بهبود بخشیده آن را سریع تر ، روانتر و مطمئن تر می سازد .

جوانب ساختاری سیستم ارتباطاتی ، جوانب کار کردی سیستم ارتباطاتی ، عنبصر ، ابزارانتقال اطلاعات ، چرخه ی جریان اطلاعات

سامانه مدیریت اطلاعات - M.I.S )4)

ارتباطات سازمانی

رابطه سازمان ( سازمان اداری ) و ارتباطات ( روابط اجتماعی )

اصولا" :

سازمان حاصل « کنش های متقابل » یا « ارتباطات » است ؛ یا به تعبیر دیگر :

سازمان عبارت از سلسله ای از روابط بین اشخاص یا عناصر است . پس :

هرچه تعداد ارتباطات بیشتر باشد سازمان بزرگتر است ؛ و هرچه سازمان بزرگتر باشد ، ارتباطات بیشتر اند .

تعداد ارتباطات در یک سازمان با هشتاد نفر عضو ممکن است به صدها هزار برسد و در یک سازمان به میلیون ها ...

در هر ارتباط یا تعامل گفتاری دو سر وجود دارد : گیرنده پیام ( که قبلا" شرایط وی را گفتیم  ) ؛ و دهنده پیام :

دهنده ی پیام

پیام دهنده ، به خصوص مدیر سازمان ، باید قبل از هر چیز دارای شک ٌ علمی باشد و در هر پیام به دیگری از خود بپرسد .

- آیا طرف پیام تمایل به شنیدن ، مشاهده کردن ، و... به طور کلی دریافت پیام را دارد ؟

- آیا به محتوای پیام علاقه دارد ؟

- آیا اصولا" استعداد فهم محتوای پیام را دارد ؟

- توانائی واکنش در مقابل پیام و عمل به آن را دارد ؟

- فارغ از هرگونه پریشانی خاطر است ؟

- و....

امٌا اصول اخلاقی حکم می کند که مدیر سازمان یا هر پیام دهنده ی دیگری هیچگاه شکٌ خود را جلوی پیام گیرنده عیان نسازد .

نهایتا" :

سنجش اثر بخشی پیام ها به همان اندازه اهمیت دارد که خود سازمان :

اگر سیستم روابط بر قرار نباشد ، سازمانی وجود ندارد .

ارتباطات ، سازمان ، روابط سازمانی ، شرایط مرتبط

سامانه مدیریت اطلاعات - 3 (MIS) :

سیستم ارتباطات

ازآنجا که ارتباطات ، همیشه دوطرفه اند ، طبیعتا" به صورت سیستم نمودار می شوند .

سیستم عبارت ایت از مجموعه عناصری که دارای روابط متقابل با یکدیگر می باشند.در سیستم ، روابط به صورت علت و معلولی ، یا فاعل و مفعولی ، نیستند . بلکه دارای روابط متقابل می باشند .

به طور کلی ، در مدیریت و علوم اداری ، هیچ رابطه ای :

- علت و معلولی نیست

- زمانی نیست،یا در واقع زمانی نیست

- غیر مستقیم است

- بازخورد دارد

سنجس و اثر بخشی

باتوجه به دوجانبه یا چند جانبه بودنِ کار سیستم ، در سنجش عملکرد و اثربخشیارتباطات میبایست وضعیت وشرایطمساعد دو طرف یا طرف های ارتباطرا سنجید .

شرایط گیرنده پیام

گیرنده پیام باید :

- آماده دریافت پیام باشد.

- زبان و رمزپیام رابداند

- پیام را درک کند

عدم درکو عدم دریافت صحیح پیام ، یا حتی درک ناقص آن ، سبب گسستگی سیستم یا کثرت سؤالات توضیحی و درواقع انبوه مسائل موجود شده گاه آن را ازهم می پاشد .

مشهور است که به خصوص در علم :

« نفهمیدن بهتر از جزئی فهمیدن است »

( ادامه دارد )

تعریف ارتباطات ، محتوای ارتیاطات ، ارتباطات و مدیریت ، اهداف ارتباطات ، سیستم ارتباطات ، شرایط ارتباطات 

سامانه مدیریت اطلاعات - M.I.S )2)

تعریف ارتباطات

تعاریفی بسیارمتعدد از ارتباطات وجود دارد ؛ و از آنجمله است تعریفی که ما در ابتدای این مقوله آوردیم  :

ارتباطات به معنی مرتبط شدن با دیگری یا دیگران ، و برقراری روابط به صورتی جسمی ، روحی ، و اجتماعی با آنان به خصوص توسط وسایلی چون زبا ن ، است .

تعریف فوق بیشتر در خدمت مدیریت ارتباطات ، و از جمله در امور « وزارت ارتباطات ، و... » بکار می آید ؛ گرچه تمام آن را شامل نمی شود .

تعریفی عمومی از ارتباطات که هر موضوع و بحث ارتباطاتی را در بر گیرد :

ارتباطات ، مجموعه روابطی است که عنصرهائی را به عنصرهائی دیگر مربوط می سازد .

در علم مدیریت عمومی :

ارتباطات شامل استفاده ی سیستماتیک از هرنوع سمبل ، نشانه ، کلام ، خط ، و امثال آنها به منظور مبادله اطلاعات است .

بحث حاضر در مدیریت عمومی است :

هدف

اهداف ارتباطات در مدیریت عبارتند از :

- فراهم آوردن اطلاعات برای کارکنان در انجام وظایفشان

- ایجاد همآهنگی بین آنها

- افزایش بازدهی

با اینهمه آنچه که به عنوان هدف ها آمد « هدف نهائی » نیست ؛ و تنها ابزاری در راه رسیدن به هدف نهائی است .

هدف نهائی

ایجاد تحرک اداری به منظور تحرک اجتماعی ( در کلٌ جامعه ) به منظور رسیدن به توسعه

(ادامه دارد )

تعریف ارتباطات ، مدیریت ارتباطات ، هدف ارتباطات

سامانه مدیریت اطلاعات 1 (MIS)

این جزوه درسی در دانشگاه فرماندهی و ستاد ( دافوس ) ، معادل کارشناسی ارشد ، و بسیاری از دوره های عالی و اجرائی مدیریت جمهوری اسلامی ایران در مرکز آموزش مدیریت دولتی ایران تدریس شده است ، مورد ویرایش قرار گرفته است . ، و سپس حتی الامکان به روز شده است

مدیریت ارتباطات

ارتباطات در مدیریت و برنامه ریزی

  درانجام وظایف مدیریت قبل از هر چیز نیاز به ارتباطات است . ارتباطات به معنی مرتبط شدن با دیگری یا دیگران ، و برقراری روابط به صورتی جسمی ، روحی ، اجتماعی با آنان به خصوص توسط وسایلی چون زبا ن ، است تا :

 از فعایت های آنان کسب اطلاع شود

به آنان اطلاع رسانی لازم صورت گیرد .

پس  ازتباطات و اطلاعات به مفهوم فهم مطلب یا فهمی بیشتر از آن است از طریق :

- مبادله عواطف

- مباذله افکار

- مبادله اعتقادات شخصی

- مبادله پیشنهادات شخصی

- مبادله معتقدات اجتماعی

- مبادله ی تجربیات و دانش ها

خدمات ارتباطات در مدیریت و امور اداری عبارتند از :

- ایجاد هماهنگی های لازم

- هدایت و رهبری

- نظارت و کنترل

- و... سایر مباحث

از اینجاست که آگاهی از چند موضوع اساسی ضرورت می یابد :

- ماهیت ارتباط

- جریان اطلاعات

- وسایل اطلاع رسانی شامل :

* لوازم

* روشها

( ادامه دارد )

مدیریت ارتباطات ، ارتباطات و یرنامه ریزی ، هدف ارتباطات ، کسب اطلاعات ، راههای ارتباطات ، ماهیت ارتباطات ، لوازم ارتباطات ، علیرضا آیت اللهی ،